校本部图书馆 | 馆长信箱
  • 首页
  • 文献资源
  • 教学支持
  • 科研支持
  • 交流互动
  • 走进图书馆
  • 档案馆
  • 校区首页
  • 文书档案归档指南
    发布日期:2023-10-27   作者:   来源:   浏览:24

            为规范校区档案工作,加强档案信息化建设,根据《高等学校档案管理办法》和《婷庭五情天综合免费(北京)克拉玛依校区档案管理工作规范(试行)》,文书档案的具体归档要求如下:

        一、立卷分类

        第一步:先将文件按其形成或针对的年度分开,再确定分类号。一般文件归入文件形成年度;跨年度的请示与批复,归入批复年度;跨年度规划、计划,一般可归入文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件,一般可归入会议开幕的年度;跨年度的非诉讼案件材料,应归入结案年度;法规性文件归入公布或批准年度;按学年处理的文件归入专门年度。

        第二步:确定分类号后,将文件按其内容所反映的问题、事物分开。

        第三步:将文件按照规定的不同保管期限分开。

        二、立卷组合

        1.基本要求。立卷组合一般应以问题为主,兼顾其它特征,使之联系紧密。

        2.立卷组合形式。一般按下述内容和顺序进行组合:会议文件按会议的届次组合,根据文件的数量,一会一卷、一会数卷或数会一卷;非诉讼案件材料,按立案问题或人头组合,一案一卷或一案数卷;人民来信材料,可按信件作者,信件的处理形式或信件所反映的问题组合;统计、报表、名册等文件,按照格式名称组合,根据文件的数量,可组成一卷或数卷;校区管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等,一般按单一问题组合;工作计划、总结等文件,一般可按责任者或名称组合;简报按名称或期号组合;其它文件材料可按照特殊的形式组合。

        3.案卷文件数量。一般不超过200页,对同一问题文件数量多的,宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷。

        4.卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列:

        (1)批复、批示在前,请示、报告在后;

        (2)正件在前,附件在后;正本在前,定稿在后;

        (3)转发件在前,被转发件在后;

        (4)非诉讼案件结论性材料在前,依据性材料在后;

        (5)其它文件材料按时间顺序排列;

        5.每卷档案材料须附纸质版《卷内目录》和《卷内备考表》(见附件)。《卷内备考表》中立卷人、检查人及时间需要填写,立卷人为整理及归档人签名,检查人由单位负责人对案卷检查后签名。备考表须亲笔签名。

        6.卷内材料须摘除金属物。

        三、档案电子化

        1.归档的纸质材料均须在档案管理系统上传电子版。

        2.按照纸质材料的组卷情况,在档案管理系统录入案卷信息。

        3.电子版材料须内容清晰、完整。若为扫描件,分辨率应大于等于200DPI,PDF格式;若是从系统导出的材料,保存为PDF格式,导入至档案管理系统即可。

        4.应归档的文件材料若采用计算机管理而无纸质载体形式的,须打印纸质版,连同光盘按照立卷分类和立卷组合的要求组卷归档。

        5.档案管理系统使用过程中如有任何问题,请咨询档案室工作人员(姜老师,0990-6633085)。

        四、检查及归档

        1.档案移交前须经该单位兼职档案员检查,无误后,移交人从档案管理系统打印移交目录,在移交单位经手人处签字并加盖移交单位公章,一式两份,向档案室移交。

        2.交接档案时,移交人须与档案室工作人员对移交档案进行核对清点,无误后档案室在移交目录签字盖章。

    附件:

    1. 附件1:卷内目录

    2. 附件2:卷内备考表