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  • 本科新生入学登记表归档指南
    发布日期:2023-10-27   作者:   来源:   浏览:24

            为规范校区档案工作,加强档案信息化建设,根据《高等学校档案管理办法》和《婷庭五情天综合免费(北京)克拉玛依校区档案管理工作规范(试行)》,本科新生入学登记表的具体归档要求如下:

            1.将本科生入学登记表以班级为单位分开放置。

            2.每个班级入学登记表须按照学号顺序排列,并附纸质名单,名单内学生顺序应与入学登记表排序一致。

            名单须包括序号、学院、专业、班级、学号、姓名、备注等基本信息列(模板见附件1),由辅导员签字并加盖学院公章。

            3.每个班级入学登记表须附纸质版《卷内备考表》一张(详见附件2),其中立卷人、检查人及时间需要填写,立卷人为整理及归档人,检查人为辅导员,备考表须亲笔签名。

            4.电子版新生入学登记表应与相应纸质材料的内容及排序一致,具体要求如下:

            ·电子版入学登记表须在移交归档材料前上传至档案管理系统。其中,案卷题名为“XX学院20XX级XX专业XX班本科新生入学登记表”,电子版入学登记表上传至相应的案卷下,1张入学登记表为1件。

            ·系统中每位学生的电子版入学登记表以其学号命名。

            ·电子版材料须内容清晰、完整。若为扫描件,分辨率应大于等于200DPI,要求PDF格式;若是从系统导出的材料,保存为PDF格式,按上述要求整理上传至档案管理系统即可。

            ·档案管理系统的相关操作可咨询档案室工作人员(姜老师,0990-6633085)。

            5.档案移交前须经该单位兼职档案员检查,无误后,移交人从档案管理系统打印移交目录,在移交单位经手人处签字并加盖学院公章,一式两份,向档案室移交。

            6.交接档案时,移交人须与档案室工作人员对移交档案进行核对清点,无误后档案室在移交目录签字盖章。

    附件:

    1. 附件1:本科新生入学登记表目录模板

    2. 附件2:卷内备考表